Quản lý việc bị gián đoạn trong công việc

( Duy trì sự tập trung, nâng cao hiệu quả công việc)

Sự gián đoạn trong công việc mỗi ngày có thể là rào cản trong việc quản lý thời gian của bạn hơn nữa nó có thể ảnh hưởng rất lớn đến thành công của bạn nếu bạn không nhận ra và biết cách quản lý chúng. Vậy ngay bây giờ bạn hãy suy nghĩ về công việc của bạn ngày hôm qua và suy nghĩ về những gián đoạn trong công việc đã xảy ra. Chúng có thể là một cuộc điện thoại, một email, một đoạn đối thoại ngoài hành lang, một sự xen ngang của đồng nghiệp hoặc là bất cứ thứ gì mà bạn không mong muốn nhưng chúng lại làm bạn không tập trung vào công việc đang làm.

Một ngày thật sự bạn chỉ có 24 tiếng trong đó phải dành ra nhiều tiếng ăn uống, để nghỉ ngơi… Sự gián đoạn dù nhỏ nhất cũng đã cướp mất của bạn một khoảng thời gian quý giá mà lẽ ra bạn phải sử dụng chúng để đạt được những kết quả mà bạn mong muốn. Đôi khi chúng còn làm bạn mất đi sự tập trung, ví dụ như: Bạn đang tham gia một đề án phức tạp, bạn phải mất nửa ngày để tìm ra phương pháp giải quyết, khi đó có một cuộc điện thoại gọi đến thế là bạn quên hết những ý tưởng ban đầu và điều này rất thường hay xảy ra.

Một bí quyết để quản lý được sự gián đoạn là bạn phải hiểu bản chất của chúng, khi nào chúng mới thật sự cần thiết và phải có thời khóa biểu khi nào thật sự bạn mới cần tập trung cho chúng. Những lời khuyên sau đây sẽ giúp bạn làm được điều đó và có thể ngăn chặn sự gián đoạn không mong muốn trong công việc của bạn.

Hiểu và quản lý việc bị gián đoạn

a) Liệt kê những người/ hiện tượng gây ra gián đoạn:

Nếu sự gián đoạn bắt buộc bạn phải tốn thời gian và công sức cho nó, thì đã đến lúc bạn cần một bản liệt kê những kể gây ra sự gián đoạn không mong muốn đó.

Hình 1: Bản liệt kê những gián đoạn trong một ngày.

Tên/ hiện tượng	Ngày và thời gian	Nội dung	Có hợp lý hay không	Có khẩn cấp hay không?

Hãy giữ bản liệt kê bên bạn ít nhất một tuần, ghi lại tất cả những gián đoạn đã xảy ra, đánh dấu những người/hiện tượng làm bạn bị gián đoạn, ngày và thời gian, sự gián đoạn có nội dung gì? Sự gián đoạn này có cần thiết hay không? Có khẩn cấp hay không? Chúng có thể tốt hơn nếu được dời vào ngày kế tiếp hay không? Khi mà bạn đã có bản liệt lê đầy đủ những thông tin, bạn hãy phân tích thật kỹ mỗi tình huống xảy ra.

Bạn phải phân biệt được sự gián đoạn nào là cần thiết và sự gián đoạn nào là không?Nếu gián đoạn là cần thiết thì bạn phải giải quyết chúng. Nhưng bạn phải biết sắp xếp chúng vào thời gian hợp lý trong ngày để bạn vẫn còn đủ thời gian để làm những việc khác. Nếu sự gián đoạn là không hợp lý, bạn cần phải tìm cách để chúng không xảy ra trong tương lai.

Phân tích mức độ quan trọng của sự gián đoạn

Để phân tích mức độ quan trọng của sự gián đoạn bạn phải nhìn vào bản liệt kê những gián đoạn đã xảy ra. Đầu tiên phải phân biệt xem gián đoạn này có hợp lý hay không? Sự gián đoạn này có thể được giải quyết sau khi bạn có thời gian rãnh hay không? Hay là chúng thật sự phải cần giải quyết ngay? Nếu chúng thật sự chưa cần thiết phải giải quyết ngay thì bạn phải kiên quyết từ chối với thái độ lịch sự. Tiếp theo, bạn phải phân tích xem mức độ khẩn cấp của gián đoạn, chúng có thể được bỏ qua hay không, nếu có thể bỏ qua được bạn phải từ chối và tìm cách ngăn chặn chúng xảy ra trong tương lai.

Tuy nhiên, nếu sự gián đoạn là hợp lý và cấp bách bạn cần phải giải quyết chúng.

Từ bản liệt kê sự gián đoạn, bạn dễ dàng nhìn thấy được bạn phải mất bao nhiêu thời gian cho nó, bạn phải cố gắng duy trì lượng thời gian này và ngày càng có thể rút ngắn. Trong trường hợp đặc biệt, bạn chưa chuẩn bị giải quyết tốt, bạn cũng có thể sẽ phải tốn thêm thời gian cho chúng.

b) Sử dụng điện thoại đi động như một công cụ giúp ích cho bạn chứ không phải chống lại bạn.

Ngăn chặn những cuộc điện thọai không mong muốn là một trong những công việc quan trọng trong ngăn chặn sự gián đoạn. Nếu bạn cần tập trung cho một công việc quan trọng thì giải pháp là bạn có thể bật chức năng không nhận cuộc gọi đến hoặc chỉ nhận những cuộc gọi nào thật sự quan trọng có liên quan đến công việc bạn đang làm (ví dụ như các đối tác, các thành viên của nhóm…), hoặc bạn sẽ bố trí một nhân viên trực điện thoại cầm tay cho bạn. Khi thật sự có cuộc gọi quan trọng thì nhân viên đó sẽ báo cho bạn biết…

Nếu bạn sử dụng điện thoại di động một cách không khoa học thì nó vô tình là vật gây gián đoạn cho bạn nhiều nhất, trong lúc làm việc, trong cuộc họp, và thậm chí trong thời gian bạn cần thư giãn. Điều này rất không có lợi cho sức khỏe cũng như tính hiệu quả trong công việc của bạn.

c) Học nói “Không”

Chữ “không” thường được chấp nhận khi bạn bị yêu cầu một công việc hay một nhiệm vụ khi bạn đang thật sự bận và bạn biết một người nào khác có thể đảm nhận được công việc đó, hoặc công việc đó có thể được làm sau.

Khi bạn phải nói “Không” thì bạn phải nói hết sức tế nhị và nhẹ nhàng kèm theo một lời giải thích ngắn gọn và rõ ràng như: “Tôi đang rất bận vì thời hạn chót của dự án rất quan trọng sắp hết, tôi xin lỗi, tôi không thể giúp anh trong lúc này được”.

d) Cho mọi người biết thời gian nào bạn “rảnh” và không “rảnh”

Thật đơn giản nhưng hiệu quả là bạn phải làm sao cho mọi người biết trong lúc này bạn có thời gian nào “rảnh” hay không, và đảm bảo rằng mọi người biết trong thời gian bạn “rảnh” thì mọi người mới có thể cắt ngang công việc của bạn.
Bạn và đồng nghiệp của mình cũng phải hiểu ý với nhau về việc tạo ra tín hiệu để mọi người trong công ty biết rằng trong lúc này bạn đang rất bận và không nên làm gián đoạn công việc của bạn,

Nếu công việc đó thật sự rất khẩn cấp và quan trọng thì hãy treo tấm bảng ở ngoài cửa phòng hoặc đơn giản là đóng cửa phòng lại, điều này làm bạn giảm được sự gián đoạn không cần thiết và không gây cho bạn cảm giác khó chịu.

Điểm cần chú ý: Hãy thận trọng, nếu bạn là giám đốc/ quản lý cấp cao thì một trong những công việc quan trọng của bạn là luôn luôn có mặt kịp thời để giải quyết các vấn đề phát sinh và giúp cho mọi người có được cách giải quyết hiệu quả nhất khi cần đến sự trợ giúp của bạn. Nếu bạn cố tình tạo ra rào cản quá cao thì điều đó chứng tỏ là bạn không có khả năng làm được những công việc đó. Tất nhiên là bạn phải luôn đặt mình trong tình trạng “rất bận” nhưng nếu bạn quá lạm dụng nó thì một điều chắc chắn là mọi người sẽ biết được và bạn có thể sẽ là người bị gián đoạn công việc nhiều nhất trong công ty.

(e) Tránh gián đoạn trong cuộc họp

Hãy lên lịch đăng ký khoản thời gian cố định mà bạn thường xuyên họp với khách hàng, yêu cầu họ tập trung thảo luận những vấn đề đã được thông báo trước để bạn có thể đi qua tất cả các điểm cần thiết trong thời gian đó và để tránh làm mất thời gian cũng như không bị gián đoạn bởi những chủ đề không đúng mục đích của buổi họp. Hoặc đề ra các quy định như: tắt điện thoại di động khi họp,...

(f) Sự gián đoạn không thể ngăn chặn

Đó là những gián đoạn mà dù bạn có cố gắng thế nào thì cũng không thể ngăn được.Hầu hết trong mọi trường hợp bạn sẽmong muốn sắp xếp mọi việc vào thời gian thích hợp hơn để giải quyết nhưng trong những trường hợp không thể thì bạn phải lập tức thiết lập một giới hạn về thời gian đại loại như: “bây giờ thì tôi chỉ có thể dành 5 phút để nói về chuyện này”… hãy đi ngay vào vấn đề và nếu thấy rằng không có giải pháp nào có thể được đưa ra trước khi hết thời gian thì bạn phải sắp xếp một thời gian khác thích hợp hơn để nói thêm về vấn đền này.

HongLinh