Kỹ năng quản lý thời gian

Ai trong chúng ta cũng sống và trải qua những khoảng thời gian như nhau trên quả địa cầu này. Tuy nhiên, có người cảm thấy thời gian trôi qua rất nhanh đến nỗi không đủ thời gian để giải quyết hết công việc, cũng có người thầy thời gian trôi qua thật chậm? Tại sao lại có sự khác biệt này?

Thời gian được xác định nhanh hay chậm bằng cách bạn sử dụng chúng như thế nào. Nếu bạn thích, bạn sẽ thấy chúng trôi qua rất nhanh và bạn không đủ thời gian, còn nếu bạn không thích thì thời gian thật là chậm và bạn luôn thấy mình có quá nhiều thời gian mà chẳng có việc gì để làm.

Về mặt vật lý, thời gian là tuyến tính chứ không phải tuần hoàn, định lượng chứ không phải là định tính. Vì thế, không có cái gọi là nhanh hay chậm trong khái niệm thời gian. Thời gian mà bạn cho là nhanh hay chậm chính là yếu tố tâm lý trong thời gian. Yếu tố tâm lý trong thời gian sẽ tạo ra sự khác biệt là nhanh hay chậm và điều này phụ thuộc vào bạn quản lý và sử dụng thời gian như thế nào.

Bạn cảm thấy mình trễ lắm rồi so với thời điểm tới hạn (deadlines), bạn cảm thấy hàng giờ đang trôi qua vô ích, cảm thấy thiếu thời gian cho việc nghỉ ngơi hay dành cho những mối quan hệ riêng tư, bạn cảm thấy mệt mỏi, và bạn cảm thấy mình bị nhấn chìm trong những yêu cầu và đòi hỏi của cuộc sống. Những dấu hiệu trên cho thấy bạn chưa quản lý được thời gian của mình. Tham khảo và thực hành những lời khuyên sau có thể giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn:

1. Thiết lập những ưu tiên

Thiết lập các ưu tiên cho phép bạn dựa trên quan điểm của cá nhân về những gì quan trọng và những gì không quan trọng thay vì lãng phí thời gian. Hãy ưu tiên cho những công việc của bạn, bởi vì mức độ quan trọng của những công việc không giống nhau. Thiết lập những ưu tiên theo ngày, theo tuần và theo tháng dựa trên khả năng giải quyết công việc tối đa của bạn.

Căn cứ trên 2 đặc điểm là mức độ quan trọng của công việc và tính cấp thiết của vấn đề thì chúng ta có thể chia công việc trong ngày của chúng ta thành 4 loại sau:

(1) Loại công việc quan trọng và cấp thiết cần phải làm ngay thì ưu tiên làm trước; 

(2) Loại công việc không quan trọng nhưng cần thiết được ưu tiên ở vị trí tiếp theo; 

(3) Loại công việc quan trọng nhưng không cấp thiếp thì thuộc ưu tiên số 3

(4) Loại công việc không quan trọng và không cấp thiết.

2. Chia nhỏ nhiệm vụ

Chia nhiệm vụ lớn thành những nhiệm vụ nhỏ có thể quản lý được và dễ nhận ra sự tiến bộ của bạn khi thực hiện công việc và dễ thành công hơn và điều này sẽ củng cố niềm tin cho bạn.

3. Thưởng cho bản thân nếu bạn đạt mục tiêu

Mục tiêu của bạn phải gắn liền với những phần thưởng. Thiết lập mục tiêu và phần thưởng cho bản thân khi bạn hoàn thành công việc. Nếu đó là mục tiêu lớn, bạn có thể treo những giải thưởng lớn để nỗ lực hoàn thành. Luôn nhắc nhở bản thân bạn hoàn thành tốt nhiệm vụ và trả lời câu hỏi sẽ được gì nếu hoàn thành nhiệm vụ nhằm quên đi những gánh nặng của công việc.

4. Tạo một thời gian biểu hợp lý

Bạn phải thực tế với những điều bạn đang quan tâm. Bạn cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc đó, hãy đưa ra một khoảng thời gian nhất định. Chúng ta có khuynh hướng không xem xét vấn đề cần bao nhiêu thời gian để giải quyết công việc và sẵn sàng bắt tay vào công việc cho đến khi hoàn tất công việc. Vì thế, nhiệm vụ của bạn là hãy đưa ra một khoảng thời gian hợp lý với bản thân để hoàn tất công việc, trừ khi đó là loại công việc không quan trọng và không cấp thiết.

5. Phát triển kỹ năng ra quyết định

Do dự trong việc ra quyết định sẽ làm bạn tốn khá nhiều thời gian. Tránh lãng phí thời gian vào việc nghĩ đi nghĩ lại về kết quả của những quyết định. Ra quyết định nhanh và chuyển sang việc khác.Vì thế, bạn phải học cách ra quyết định chính xác trong thời gian nhanh nhất có thể khi giải quyết vấn đề và nói “KHÔNG” trong những trường hợp cần thiết.

6. Nhận biết một cách chính xác về những giai đoạn năng lượng của bạn đạt đến mức tối đa

Lập kế hoạch về thời điểm giải quyết những công việc đòi hỏi sử dụng năng lượng nhiều. Nếu bạn gặp phải một công việc khó và tốn nhiều năng lượng, bạn không cần phải tốn nhiều thời gian để tìm kiếm cách giải quyết, thay vào đó hãy làm những việc mà bạn yêu thích và tiếp cận nó với thái độ tích cực. Bạn sẽ ngạc nhiên vì căng thẳng có thể mất đi và có thể bạn sẽ nảy ra nhiều ý tưởng mới để giải quyết công việc đó.

7. Không theo chủ nghĩa hoàn hảo

Việc cố gắng đạt đến sự hoàn hảo trong công việc là không cần thiết và có thể đốt cháy thời gian của bạn, tốt hơn là hãy để thời gian đó làm việc khác. Hoàn thành công việc đạt đến mức bạn thật sự cần là đủ.

8. Giao công việc cho người khác

Nếu bạn có khuynh hướng ôm tất cả mọi thứ hoặc tin rằng chỉ có bạn mới có thể hoàn thành tốt những công việc đó thì có thể bạn đã nhầm. Hãy xem xét tất cả các công việc một cách hợp lý mà bạn làm và bạn sẽ ngạc nhiên khi nhận ra rằng, rất nhiều người trong cuộc sống có thể làm những công việc mà bạn làm. Giao việc và giao trách nhiệm cho những người khác bất cứ khi nào có thể. Khi giao việc, bạn hãy thể hiện mong đợi của bạn một cách rõ ràng.

9. Nhận diện và triệt tiêu những kẻ cắp thời gian

Kể cắp thời gian là những việc không quan trọng và không cấp thiết nhưng bạn đang rong ruổi theo nó mà bạn không hề hay biết. Bạn dự định chỉ lướt web khoảng 15 phút rồi làm việc khác nhưng khi nhìn lại đồng hồ thì đã hơn 1 giờ rồi. Bạn dự định mở facebook lên một tí thôi nhưng một người bạn nhảy vào hỏi thăm và thế là bạn quên đi tất cả những công việc cần phải làm… Đó là những kẻ cắp thời gian của bạn, chúng làm cho bạn không làm chủ và quản lý được thời gian của mình. Vậy, công việc của bạn là nhận biết và tìm cách triệt tiêu chúng.

*Làm thế nào để quản lý thời gian?

Bạn hãy làm một đánh giá ban đầu về việc bạn sử dụng thời gian của bạn trong khoảng 3 ngày. Những hoạt động thường nhật của bạn là chìa khóa để trả lời câu hỏi bạn sử dụng thời gian như thế nào, có hiệu quả hay không hay những thiếu sót từ công việc đó là gì. Vấn đề này khá đơn giản nếu bạn chia một ngày thành 3 giai đoạn. Giai đoạn 1: Từ khi thức giấc cho đến bữa trưa. Giai đoạn 2: Sau khi kết thúc bữa trưa cho đến bữa tối. Giai đoạn 3: Sau khi kết thúc bữa tối cho đến khi ngủ

Bạn hãy dành 1 ngày để xác định đâu là những mục tiêu và những hoạt động ưu tiên của bạn. Sau đó, bạn tiếp tục hình thành những thói quen tốt như đã nêu trên để quản lý thời gian hiệu quả trong vòng từ 3 - 6 tháng.

Khi bạn bắt đầu chương trình quản lý thời gian thì phải duy trì liên tục. Duy trì việc nhận thức về những việc bạn đang làm và vì sao bạn phải làm thế để bạn luôn thức tỉnh mình trong việc quản lý thời gian. Bởi vì, chỉ khi nào bạn nhận thức được rằng bạn cần phải quản lý thời gian thì bạn mới có động lực để làm việc đó. Ngay sau đó, bạn sẽ tìm thấy cách quản lý thời gian hiệu quả và điều này sẽ giảm căng thẳng cho bạn.

Quản lý thời gian hiệu quả là bạn hoàn thành tốt nhiều việc hơn so với yêu cầu hoặc hoàn thành đúng và hiệu quả so với kế hoạch đã đưa ra. Tuy nhiên, bạn phải có thời gian chăm sóc bản thân bằng những hoạt động ưa thích và tập thể dục, thể thao. Bạn sẽ đạt được kết quả tốt nhất nếu bạn xem nó là một ưu tiên.

NGUỒN : ytuongviet.org.vn