Bảng xếp hạng thứ tự công việc theo qui tắc Pareto

Sau đây là cách Qui luật Pareto có thể giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn.

Bảng xếp hạng thứ tự công việc theo qui tắc Pareto:

Khi lập danh sách các công việc cần thực hiện, bạn hãy ưu tiên hóa các công việc theo mức nỗ lực dành cho công việc đó (từ 1 đến 10, với 1 là mức nỗ lực ít nhất cần phải bỏ ra) và hiệu quả dự kiến sẽ đạt được (từ 1 đến 10, với 10 là mức hiệu quả cao nhất).

Sau khi đã có 2 dãy số: 

(1) mức độ công sức phải bỏ ra 

(2) hiệu quả dự kiến của công việc, bạn lấy số công sức chia cho kết quả dự kiến để có được thứ tự ưu tiên thực hiện công việc đó. Hãy thực hiện những công việc có số thứ tự ưu tiên thấp nhất đầu tiên.

Ví dụ:

• Công việc 1: Viết báo cáo cuộc họp.

Nỗ lực = 10, Hiệu quả = 2, Thứ tự ưu tiên = 5

• Công việc 2: Chuẩn bị phần trình bày cho phòng Marketing

Nỗ lực = 4, Hiệu quả = 4, Thứ tự ưu tiên = 1

• Công việc 3: Gọi khách hàng để tham khảo thông tin

Nỗ lực = 1, Hiệu quả = 10, Thứ tự ưu tiên = 0.1

Giờ đây bạn đã có thể thấy được mức độ ưu tiên các công việc cần phải thực hiện. Bạn thực hiện công việc 3 đầu tiên, tiếp đó đến công việc 2 và sau cùng là công việc 1.

Cách thức đơn giản này sẽ bảo đảm 20% nỗ lực của bạn dành cho những công việc quan trọng sẽ luôn được ưu tiên thực hiện trước. Đối với 80% các công việc không thực sự tạo ra hiệu quả cao sẽ được lùi thứ tự ưu tiên.

Điều này nghe có vẻ khá đơn giản, thậm chí là quá đơn giản. Tuy nhiên, tôi có thể nói với các bạn rằng từ kinh nghiệm của bản thân tôi, chưa có phương pháp nào lại đem đến hiệu quả cao cho công việc của tôi như cách thức ưu tiên hóa công việc này.

Nguồn : timviecnhanh.com